Fundo Rotativo - Como Realizar Despesas

Como realizar despesas
Para que haja eficiência na gestão dos recursos, o gestor e a comunidade escolar devem ter conhecimento sobre a origem desses recursos; como serão aplicados; as legislações e orientações vigentes; verificação do crédito do recurso na conta bancária; definição das prioridades e aprovação do Plano de Aplicação mediante reunião com a participação de todos; ampla pesquisa de preços e posterior execução do recurso.

Planejamento – Plano de Aplicação
O planejamento ajuda a estabelecer os objetivos a serem alcançados e também a como fazer para ter êxito nesta tarefa. Ainda, o processo de planejamento promove a integração, motivação e aprendizagem.
Para que o gestor tenha sucesso, é necessário prever, orientar e controlar suas demandas, uma vez que a falta de planejamento leva o Gestor a comprar em caráter de urgência, sem observar os princípios constitucionais, estabelecidos pelo Art. 37 da Constituição Federal de 1988:

1. Legalidade
2. Impessoalidade
3. Moralidade
4. Publicidade
5. Eficiência

O planejamento realizado pela escola é fundamental para a definição dos materiais e serviços necessários para a execução das ações propostas. Com a participação da comunidade escolar, a escola estabelece o seu Plano de Aplicação, com base nesse trabalho terá o levantamento das prioridades para execução de suas ações.

Fornecedores
O gestor deverá obrigatoriamente verificar a situação cadastral das empresas a serem orçadas, antes da solicitação formal das Pesquisas de Preços.
Para facilitar a execução dos recursos recebidos, é importante manter um cadastro atualizado com fornecedores devidamente habilitados e que possam atender as necessidades normais do dia a dia. Esse cadastramento permite a organização, por serviços prestados, de fornecedores habilitados e a localização destes para realização de novas despesas.

Pesquisa de Preço
Após levantamento das necessidades, elaboração e aprovação do Plano de Aplicação pela comunidade escolar e consulta cadastral aos fornecedores, o próximo passo a escola deve realizar a ampla pesquisa de preços, de preferência junto ao comércio local, e em cumprimento a legislação, as despesas deverão ser precedidas de, no mínimo, 03 (três) pesquisas de preços, este procedimento, além de evitar quaisquer benefícios, possibilita a escolha da proposta mais vantajosa para o erário, isto é, aquela que oferece produtos e/ou serviços de melhor qualidade pelo menor/preço.
A ampla pesquisa de preço é requisito de validade em toda contratação direta, resultando em eficácia na aplicação dos recursos públicos, e ao mesmo tempo, em sua correta administração, com base nos princípios da economicidade e eficiência, evitando qualquer tipo de favorecimento e desperdício desses recursos.

Apuração das Pesquisas de Preços
Todas as pesquisas de preços realizadas deverão ser lançadas no Sistema GRF para apuração dos valores ofertados, assim a Consolidação da Pesquisa de Preços é emitida automaticamente, indicando os menores preços obtidos para cada item e serviço cotado e a definição dos fornecedores e ou prestadores, onde poderão ser efetivadas as compras e os serviços.

Pagamento
As despesas devem ser obrigatoriamente realizadas após o recebimento do recurso, respeitando a classificação das rubricas orçamentarias, devendo ser pagas a vista, mediante cheque nominativo e emissão de nota fiscal original específica para a despesa de aquisição de material ou prestação de serviços.
Antes de realizar o pagamento, observar o preenchimento das notas fiscais e guias de retenção para as despesas de prestação de serviços de acordo com a legislação fiscal vigente e orientações desta Secretaria, pois a conferência dos dados tem por finalidade verificar o correto preenchimento de todos os campos, pois na ocasião da nota apresentar irregularidades, o gestor deverá solicitar o cancelamento da nota fiscal e a emissão de novo documento com os dados corretos antes de efetivar o pagamento, uma vez que posteriormente constatado divergências, estará sujeito à restituição total do valor da nota.
A contratação de prestação de serviço poderá gerar ao tomador (escola), a obrigatoriedade de retenção e recolhimento de impostos e contribuições.

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Os comprovantes de despesas deverão ser atestados por 02 (dois) servidores do estabelecimento de ensino, sendo que 01 (um) deles deverá ser da área responsável pela solicitação do material e serviço prestado, como, por exemplo, professor, secretária ou agente educacional I e II, exceto o gestor do recurso e outro atesto pelo representante que acompanhar, na ocasião, o recebimento.
No atesto deverá conter que o material foi recebido em perfeitas condições e qualidade ou que o serviço foi prestado com qualidade e eficiência. Esta declaração poderá ser realizada por meio de um carimbo, contendo a data do recebimento, identificação, função e assinatura dos dois funcionários responsáveis e em local da nota fiscal que não prejudique a visualização dos dados.
Ainda, com a finalidade de dar transparência à gestão dos recursos públicos, o gestor deve divulgar todas as ações inerentes ao planejamento e execução desses recursos:

• Meios de divulgação:
• Mural da escola
• Reuniões com a comunidade escolar
• Incentivar a consulta online
• Site da escola
• Emails
• Aulas de informática
  

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Contato:
DG/CAF - Coordenadoria de Apoio Financeiro a Rede
Tel.: (41) 3340-1578